Löpande redovisning
Grunden för all modern redovisning är så kallade dubbel bokföring, utvecklad på 1400-talet av venetianska köpmän.
Bokföring
Bokföring utgår från verifikat och levererar en resultat- och balansräkning. De vanligaste verifikaten är fakturor, kvitton och kassarapporter. Därefter kommer alla verifikat kopplade till personal och deras löner.
Ordning och reda är grunden till all bokföring. I dag när bokföring sker med hjälp av datorer ligger tyngdpunkten på det manuella arbetet i följande moment:
• Ankomstregistrering av underlag
• Kontering enligt kontoplan
• Bokföring
• Avstämning av bokföringen
Nära bokföringen ligger också de moment som handlar om bokföringens betalningsflöde och myndighetskontakter:
• Deklaration av moms
• Betalning av moms och skatt
”Bokföringsskyldigheten skall fullgöras på ett sätt
som överensstämmer med god redovisningssed”
Bokföringslagen 4 kap 2 §
Löneredovisning
Löneredovisningen utgår från rapporterad arbetstid, ackordsparametrar, förmånsavtal, kostnadsverifikat m.m. och levererar lönespecifikationer samt kontrolluppgifter. Tyngdpunkten på det manuella arbetet med löner ligger i följande moment:
• Verifiering av löneunderlag
• Beräkning enligt avtal
• Lönebearbetning
• Löpande avstämning av löner
Nära lönebearbetningen ligger också de moment som handlar om lönernas betalningsflöde och myndighetskontakter:
• Deklaration av skatter och avgifter
• Betalning av löner, skatter och avgifter
Fakturering
En effektiv fakturahantering är (på sidan om kassa och löner) en överlevnadsfråga för företaget. Beroende på verksamhetens art kan antalet kund- och leverantörsfakturor variera från något 10-tal/månad till 100-tals fakturor som ska registreras och bevakas.
En helt datoriserad kund- och leverantörsreskontra blir effektiv först när volymen av fakturor blir större. För ett litet företag är det som regel tillräckligt att datorisera utskriften av kundfakturor och sedan arbeta med manuella rutiner för bevakning av betalningar.
Tyngdpunkten på det manuella arbetet med kundfakturor ligger i följande moment:
• Verifiering av fakturaunderlag
• Registrering i kundreskontra
• Distribution av pappers eller elektronisk faktura
Tyngdpunkten på det manuella arbetet med leverantörsfakturor ligger i följande moment:
• Verifiering av fakturans riktighet
• Registrering i leverantörsreskontra
Nära fakturabearbetningen ligger också de moment som handlar om faktureringens betalningsflöde:
• Betalning av leverantörsfakturor
• Bevakning av kundbetalningar och påminnelsehantering